TOP Ö 8: Protokolle

Vorsitzender Girardi, erläutert, dass im Vorstand der Versand der Einladung diskutiert wurde.

 

Frau Kroll erläutert, dass aufgrund der mehrwöchigen Erkrankung von Frau Aslanidou das BfMI neben seine regulären Aufgaben auch die Geschäftsstelle vertreten musste. Es wurde festgestellt, das der Postversand sehr viel Zeit in Anspruch nimmt. Zudem hatte der Vorstand wiederholt darum gebeten, die Protokolle der Sitzungen früher zu erhalten. Frau Kroll hatte deshalb gegenüber Frau Aslanidou den Vorschlag gemacht, die Protokolle vorab per Email an die Mitglieder zu mailen und weiterhin die Einladung mit dem Protokoll per Post zu versenden, um so beiden Anforderungen gerecht zu werden.

 

Herr Girardi ist der Meinung, dass nach der Sitzung zunächst das Protokoll per Post versendet werden soll und die Einladung mit Anlagen nochmals vor der Sitzung mit der Post zu verschicken.

 

Frau Aslanidou erklärt, dass es sinnvoller und wie vom Vorstand gewünscht schneller ist, das Protokoll zunächst erstmal per Email zu versenden und dann in Papierform mit der Einladung. Da das Protokoll von Frau Kroll kontrolliert werden muss und erst dann versendet werden kann, ist diese Vorgehensweise am schnellsten, sparsamsten und effektivsten.

 

Herr Prof. Battenberg regt an, da bei der letzten Sitzung nur ein Vorstandbeschluss über die Vorgehensweise der Postzustellung mitgeteilt wurde, jetzt das Prozedere zu beschließen.

 

Prof. Dr. Battenberg schlägt vor, dass das Protokoll nach Freigabe durch die Vorgesetzte an die Mitglieder zunächst per Email versandt wird und dann  mit der Einladung und den Anlagen in Papierform nochmals an alle rausgeht.

 

Frau Ross findet den Vorschlag gut und bittet den Vorschlag von Herrn Prof. Dr. Battenberg so zu beschließen.

 

Der Kreisausländerbeirat beschließt, dass das Protokoll nach Freigabe durch die Vorgesetzte an die Mitglieder zunächst per Email versandt wird und dann  mit der Einladung und den Anlagen in Papierform nochmals an alle rausgeht.